Thủ thuật tin học văn phòng phần 4 - MS Excel

[Trungan001]

Microsoft Excel
Phím tắt thông dụng trong Excel
Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel. F2 Sửa nội dung thông tin trong ô Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format Cell ) Ctrl-Page Up Tiến lên 1 sheet (Sheet 1 sang Sheet 2) Ctrl-Page Down Lùi về 1 sheet (Sheet 3 về Sheet 2) Ctrl-Shift-" Sao chép dữ liệu từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-' Sao chép công thức từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-$ Chuyển định dạng ô hiện thời sang định dạng tiền tệ với 2 con số sau dấu phẩy Alt-
Enter Xuống dòng trong một ô
Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter
Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ phím Enter. Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi khi bạn gõ phím Enter. Hãy thử thủ thuật sau đây.
Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn chú ý đến dòng “Move selection after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng này và ở danh sách liệt kê bên cạnh bạn hãy chọn hướng di chuyển cho con trỏ chuột.
Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng
Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.
Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.
Một trang - Một biểu đồ
Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liệu có liên quan đến nó. Nhưng đôi khi bạn lại muốn in biểu đồ đó ra một trang riêng biệt hoàn toàn, tách rời khỏi dữ liệu. Rất đơn giản, bạn hãy lựa chọn biểu đồ đó rồi vào File Print, biểu đồ sẽ được in ra một trang riêng.
Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng
Một tính năng tiện lợi khác khi bạn in biểu đồ trong Excel chính là lệnh xem trước (Preview). Cho dù bạn có máy in màu bạn cũng vẫn có thể in các biểu đồ chỉ với 2 màu đen và trắng bằng cách vào File Print sau đó chọn nút Preview. Trong cửa sổ Preview bạn hãy chọn nút Setup và chọn sang mục Chart, đánh dấu lựa chọn vào trước Black and white. Bây giờ trong phần xem trước Preview biểu đồ của bạn đã được hiển thị bằng 2 màu đen-trắng giúp cho bạn có thể điều chỉnh độ sáng tối tương phản của các thanh, dòng hay cột của biều đồ dễ dàng hơn.
Tên tệp tin được in ra ở Footers
Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả năng chèn đường dẫn của tệp tin bảng tính vào Header hay Footer. Đường dẫn này cũng tự động cập nhật khi bạn di chuyển tệp tin. Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn hãy theo cách sau đây:
Vào View Header and Footer hoặc File Page Setup Header/Footer, chọn Custom Header hoặc Custom Footer. Trong cửa sổ Custom Header hoặc Custom Footer bạn lựa chọn vị trí muốn đặt tên được dẫn của tệp tin - ở bên trái, bên phải hay ở giữa. Bạn hãy đặt con trỏ vào vị trí đó rồi nhắp chuột vào biểu tượng hình thư mục trong thanh công cụ ở ngay phía trên. Khi đó ở vị trí bạn chọn sẽ xuất hiện đoạn mã &[Path]&[File]. Như vậy đã thành công.
Xác nhận thông tin
Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễ nhầm lẫn khi xử lý nhập liệu. Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn có thể sử dụng tính năng Xác nhận thông tin trong Excel.
Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó không vượt 100% thì bạn có thể quy định Excel chỉ nhận các giá trị nhỏ hơn 100. Như vậy nếu có lỡ tay thì cũng không sợ nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phải nhớ là không được vượt quá 100. Hoặc bạn có thể đặt giá trị nằm trong khoảng nào đó …. Bạn có thể đặt Data Validation cho một ô, một loạt ô, một hàng một cột…
Để sử dụng tính năng này trong Excel trước tiên bạn hãy lựa chọn ô – hàng - cột muốn ứng dụng xác nhận thông tin sau đó vào Data Validation. Bạn đưa ra quy định nhập liệu của mình rồi nhắp OK.
Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm chú thích cho các ô – hàng - cột có ứng dụng Data Validation để họ có thể nhập đúng thông tin bằng cách sau đây.
Trong cửa sổ Data Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên và chú thích rõ ràng vào đó. Như vậy mỗi khi con trỏ chuột được chuyển đến các ô có tính năng Data Validation thì sẽ hiện ra hướng dẫn cụ thể cho người sử dụng.
Tương tự như thế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ liệu bằng cách chuyển sang mục Error Alert nhập tên và nội dung cảnh báo vào đó.
Tuỳ biến danh sách
Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một loại dữ liệu giống nhau trên các bảng tính khác nhau – ví dụ danh sách tên các nhân viên trong công ty – bạn có thể sử dụng tính năng Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá công việc này.
Bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục Custom Lists. Trong cửa sổ hiện ra bạn chọn New List trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay phải bạn nhập các giá trị trong danh sách của mình vào đó, mỗi một đối tượng trong danh sách là một dòng, cuối cùng bạn chọn nút Add. Hoặc nếu bạn đã có danh sách rồi bạn có thể chọn Import list from cell và lựa chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh sách.
Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi di chuyển con trỏ đến góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng rồi kéo đến các ô bạn muốn danh sách hiện ra. Excel sẽ giúp bạn điền nối các giá trị còn lại.

(St)